QMS-Software vs. Excel & Dateiablage
Die meisten QM-Systeme im Mittelstand laufen auf Excel und einem Dateiserver — und das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert. Der ehrliche Vergleich, ohne Software-Verkäufer-Dramatik.
| Excel + Dateiablage | ReadyQMS | |
|---|---|---|
| Dokumente ablegen | ✓ funktioniert | ✓ funktioniert |
| Freigabe erzwingen, bevor ein Dokument gilt | ✗ E-Mail-Disziplin | ✓ Workflow |
| Nachweisen, wer wann was freigegeben hat | ✗ nicht belastbar | ✓ automatisch |
| Veraltete Kopien entwerten | ✗ manuelles Stempeln | ✓ Wasserzeichen automatisch |
| Lesebestätigungen revisionsgenau | ✗ Unterschriftenliste | ✓ inkl. Terminal in der Halle |
| Fälligkeiten erinnern (Kalibrierung, Wartung, Audit) | ✗ manuell prüfen | ✓ Cockpit + E-Mail-Digest |
| Maßnahmen mit Wirksamkeitsprüfung verfolgen | ✗ Outlook-Aufgaben | ✓ erzwungen vor dem Schließen |
| Auswertung über alles (Suche, Cockpit) | ✗ Ordner öffnen | ✓ eine Suche |
Rechenbeispiel: Ein QMB, der wöchentlich 4 Stunden mit Listenpflege, Nachweis-Suche und Hinterherlaufen verbringt, kostet bei 60 € Vollkosten pro Stunde rund 1.000 € im Monat — für Arbeit, die Software übernimmt. ReadyQMS Basis kostet 349 € im Monat. Die Rechnung muss jeder selbst machen; sie geht meist nicht knapp aus.
Wann Excel reicht: unter ~10 Mitarbeitern, ein Standort, kein Zertifizierungsdruck, ein QMB mit eiserner Disziplin. Das ist keine Ironie — für diese Betriebe ist Software Overhead. Alle anderen zahlen den Excel-Preis in Arbeitszeit.