QMB-Aufgaben: was die Rolle wirklich umfasst
Den „Beauftragten der obersten Leitung“ gibt es offiziell nicht mehr
Kleine Normkunde vorweg: Die Rolle des QMB war bis ISO 9001:2008 vorgeschrieben; seit der Revision 2015 taucht sie im Normtext nicht mehr auf. Die Verantwortung liegt ausdrücklich bei der obersten Leitung (5.1), die Zuständigkeiten zuweisen muss (5.3). In der Praxis heißt die zugewiesene Person weiterhin QMB, völlig legitim. Wichtig ist nur: Die Geschäftsführung kann die Verantwortung nicht delegieren, nur die Arbeit.
Die Kernaufgaben im Alltag
Was auf dem Tisch des QMB landet: das Dokumentensystem pflegen (Freigaben organisieren, Revisionen nachhalten), das interne Auditprogramm planen und durchführen, CAPA-Vorgänge koordinieren und auf Wirksamkeitsprüfungen bestehen, die Register aktuell halten (Risiken, Prüfmittel, Schulungen, Lieferanten), die Managementbewertung vorbereiten, und als Ansprechpartner für die Zertifizierungsstelle dienen. Dazu die unsichtbare Hauptaufgabe: den Kollegen QM als Hilfe statt als Kontrolle vermitteln.
Der ehrliche Zeitbedarf
Im Mittelstand ist der QMB fast nie eine Vollzeitstelle, sondern ein Hut auf einem anderen Kopf: Fertigungsleitung, AV, Assistenz der GF. Als Faustwert: In einem eingespielten System mit 20–80 Mitarbeitern kostet die Rolle 10–30 % einer Stelle, in der Aufbauphase deutlich mehr. Der Unterschied zwischen 10 und 30 Prozent liegt selten an der Betriebsgröße, sondern daran, wie viel Zeit Listenpflege, Nachweis-Suche und Hinterherlaufen fressen. Genau dieser Anteil ist automatisierbar.
Was der QMB nicht sein darf: der Qualitäts-Alleinunterhalter
Das häufigste Missverständnis: „Qualität macht der QMB.“ Dann prüft, dokumentiert und verantwortet eine Person alles, und das System kollabiert mit ihrem Urlaub. Tragfähig ist die Umkehrung: Die Prozessverantwortlichen führen ihre Nachweise selbst (der Meister dokumentiert die Wartung, der Einkauf bewertet Lieferanten), der QMB orchestriert das System. Werkzeuge, die jedem Mitarbeiter die Selbstbedienung erlauben (Meldung per QR-Code, Lesebestätigung am Terminal), sind deshalb keine Bequemlichkeit, sondern Organisationsprinzip.
Extern oder intern?
Ein externer QMB (Berater auf Stundenbasis) kann Systeme aufbauen und Audits begleiten, für die Startphase oft sinnvoll. Dauerhaft braucht es aber jemanden im Haus, der die Prozesse kennt und täglich ansprechbar ist; die Norm verlangt zugewiesene Rollen innerhalb der Organisation (5.3). Das bewährte Modell: extern für Aufbau und jährlichen Blick von außen, intern für den Betrieb, mit einem System, das so wenig Spezialwissen wie möglich voraussetzt.